#rfp

Management von Ausschreibungen Part I

Autor: Franziska Spinnen

"Wir wissen was wir ändern möchten und haben eine konkrete Idee, nur scheitern wir am wie und mit wem"– das ist ein Satz, den wir oft hören und eine Fragestellung, die viele weitere Fragen birgt. 

Auf einmal fliegen Begriffe wie Request for Proposal (RFP), Proof of Concept (PoC), Lasten- und Pflichtenheft, Long- und Short List durch den Raum und es wird einem schnell klar: das macht man nicht ‚mal eben nebenher‘.

In den letzten Jahren hatten wir als digital dna das Glück eine Vielzahl von Kund:innen genau an dieser Stelle zu begleiten und das Ausschreibungsmanagement zu übernehmen. In dieser Blogreihe möchten wir unsere wichtigsten Learnings diesbezüglich mit euch teilen und euch einen möglichen Weg aufzeigen!

Auf geht’s!

Schritt 1) Bewusstsein schaffen und den Ausschreibungsprozess aus vollem Herzen angehen

Egal ob eine Ausschreibung von internen Kolleg:innen oder externen Partner:innen begleitet wird: einem solchen Prozess muss Zeit eingeräumt werden. Zeit ist Grundvoraussetzung, um Zielsetzungen klar zu stecken, in den Austausch zu gehen, nachzujustieren und Themen im Detail zu beleuchten und letztlich auch zu bewerten. Ein Projekt beginnt bereits bei der Ausschreibung und sollte dementsprechend mit genau so viel ‚Herzblut‘ begleitet werden wie die eigentliche Implementierungsphase oder beispielsweise der Livegang einer neuen Lösung.

Daher unser Tipp: nehmt euch Zeit, wählt gezielt Personen für diesen Prozess aus und gebt die Möglichkeit, sich intensiv mit dem Thema zu befassen! Es wird sich auszahlen! 😉

Schritt 2) Wo stehen wir eigentlich aktuell?

Um genau zu definieren, wo man hinmöchte, muss man erst verstehen, wo man aktuell steht. Eine Status-quo-Analyse ist der Angang, um zukünftige Ziele und Anforderungen abzuleiten. In dieser Phase der Ausschreibung müssen Informationen gesammelt und miteinander verknüpft werden, um im Anschluss ein möglichst vollumfängliches Bild der aktuellen Situation zu malen. Wie ihr das am besten macht? Ganz einfach: miteinander reden!

Hierzu eignen sich unserer Erfahrung nach insbesondere:

  • Workshops – am Besten mit gesamten Teams oder auch mal abteilungsübergreifend, um Themen von unterschiedlichen Blickwinkeln zu betrachten
  • 1:1 Gespräche – sprecht mit Personen, die in Themen involviert sind und stellt offene Fragen, die Raum lassen Dinge im Detail zu erklären
  • Shadowing – schaut bestimmten Mitarbeitenden einfach mal für eine gewisse Zeit über die Schulter und erlebt die Arbeit aus ihrer Perspektive

Unser Learning: oft fokussiert man sich an dieser Stelle auf alles was nicht gut klappt. Ebenso wichtig ist es aber auch, über die Dinge zu sprechen, die besonders gut laufen. Es ist nicht nur aus psychologischer Perspektive gut, sondern Dinge die gut sind, sollten nicht grundlos abgeschafft oder ersetzt werden.

Schritt 3) Was wollen wir eigentlich?

Es klingt so einfach, aber meist ist diese Frage garnicht so leicht zu beantworten. Nachdem nun im Schritt 2 Informationen zum Ist-Zustand zusammengetragen wurden, geht es nun in die nächste Phase: die Definition der Anforderungen. Hier geht es im weitesten Sinne darum aus bestimmten Herausforderungen konkrete Anforderungen abzuleiten und diese zu definieren.

Im Zuge dessen sollten auch wieder Mitarbeitende involviert werden. Warum? Die Kolleg:innen kennen sich in ihrem Bereich aus und bringen die Expertise mit. Dies ist aber nicht der einzige Grund. Ebenso wichtig ist es, den Mitarbeitenden auch eine Stimme zu geben und ein aktiver Teil des Veränderungsprozesses zu sein.

Unser Best Practice: Setzt neben detaillierten Anforderungen auch ein klares, prägnantes Projektziel. Definiert kurz und griffig, was eigentlich erreicht werden soll und spiegelt dieses Ziel zu jedem Zeitpunkt der Ausschreibung immer wieder dagegen. Es wird euch helfen auch bei eifrigen Sales Kolleg:innen Kurs zu halten (😉) und immer wieder zu reflektieren.

Die oben erwähnten Schritte legen bereits eine sehr gute Basis für eine erfolgreiche Ausschreibung!

Mit dem Bewusstsein aktiv in den Prozess zu investieren, eröffnet ihr die Möglichkeit einer ganzheitlichen Betrachtung des aktuellen Stands. Nur wer sich für diesen Schritt Zeit nimmt, kann klare Ziele und Anforderungen definieren, die letztlich essenziell für eine gute Angebotserstellung und Vergleich der Optionen sind.

Im nächsten Teil unserer Reihe gehen wir darauf ein, wie man die ersten Dienstleistenden oder Spezialist:innen findet und ihnen die Besonderheiten des Unternehmens und Anforderungen vermitteln kann.

Stay tuned!

Inhaltsverzeichnis

nach oben