Die zuvor erarbeiteten Antworten auf die Fragen „Wo stehen wir eigentlich aktuell und was wollen wir?“ müssen nun schriftlich festgehalten werden. Die Erstellung solch eines Dokuments ist aus mehreren Gründen essenziell:

• Die Teilnehmenden einer Ausschreibung erhalten sämtliche benötigten Informationen und können diese für die Erstellung eines Angebots nutzen.

• Ein solches Dokument erleichtert das Briefing verschiedener Anbieter und strukturiert den Ausschreibungsprozess.

• Jeder Teilnehmende der Ausschreibung erhält die gleiche Informationsbasis und die Angebote erhalten dadurch die bestmögliche Vergleichbarkeit.

Die darin enthaltenen Inhalte variieren je nach Projekt und Ausschreibung, grundsätzlich sollte dabei auf folgendes eingegangen werden:

• Vorstellung des Unternehmens

• Vorstellung des Projekts

• Einordnung des Projekts in übergeordnete strategische Initiativen, sowie gesetzte Unternehmensziele

• Beschreibung des Ist-Zustands

• Beschreibung des Soll-Zustands und damit verbundene Anforderungen

• Beschreibung (besonderer) interner Gegebenheiten 

• Zeithorizont für das Projekt

• Zeitleiste für den Ausschreibungsprozess

• Anforderungen an das Angebot (formell aber auch inhaltlich)

• Bei Bedarf: Glossar

Unser Tipp: Falls ihr bereits zu Teilnehmenden Kontakt aufgebaut habt, fragt diese direkt, welche Informationen benötigt werden. 

Eine Long List ist hier der Begriff für eine Auswahl von Dienstleistenden, die man gerne in der Ausschreibung involvieren möchte, um ein Angebot zu erhalten – ein sogenannter Request for Proposal (RFP). Wie viele Anbieter auf dieser Liste stehen hängt von den individuellen Gegebenheiten ab. Wir empfehlen, diese auf maximal fünf einzugrenzen. Denn das Briefing von Teilnehmenden sowie die Auswertung und der Vergleich von Angeboten erfordert Zeit – ein kostbares Gut. Zudem erreicht man sonst schnell einen Punkt, an dem man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht. 

Nachdem das Ausschreibungsdokument fertig ist und mit den Kandidat:innen der Long List geteilt wurde, empfehlen wir, einen individuellen Termin mit den Teilnehmenden der Ausschreibung zu vereinbaren. Der Termin dient nicht nur dazu, offene Fragen zur Ausschreibung zu klären. Ebenso wichtig ist er, um bereits einen ersten Eindruck vom Vorgehen des Unternehmens zu erhalten, beispielsweise bezüglich Vorbereitung, Organisation oder Herangehensweise an die vorliegende Herausforderung.   

Sobald diese drei Schritte abgeschlossen sind, liegt der Ball im Feld der Teilnehmenden des RFPs, mit einem konkreten Angebot und Projektplan auf euch zuzukommen. Unser Tipp: Denkt auch hierbei daran, allen Beteiligten am RFP ausreichend Zeit einzuräumen. In dieser Phase wird bereits das Fundament gelegt für die eventuelle spätere Zusammenarbeit. Dabei seid ihr sicher an einer partnerschaftlichen Beziehung interessiert, daher sollte der Ausschreibungsprozess auch fair und auf Augenhöhe stattfinden. Insbesondere für komplexe Sachlagen sollten daher mehrere Wochen für den Rücklauf eines Angebots eingeplant werden. 

Im dritten und letzten Teil unserer Serie teilen wir Tipps und Tricks für die Auswertung von Angeboten mit euch.