Auch wenn bereits bei den vorangegangenen Etappen einige Klippen zu umschiffen waren, ist der letzte Teil eines Ausschreibungsprozesses meist einer der aufwändigsten und komplexesten. Denn nun gilt es, eine Vielzahl von Stakeholdern zu managen und dabei unterschiedliche Angebote, die Terminkoordination sowie diverse Informationsstände zu jonglieren.

Unser Tipp in dieser Phase lautet: Angebote bei Großprojekten haben sehr schnell eine Komplexität, in die man sich intensiv einarbeiten muss. Zugleich ist eine gute Vergleichbarkeit der Angebote essentiell für eine gute Entscheidung. Alle Angebote, Gespräche und Verhandlungsrunden sollten daher zentral durch die Hände von nur einer oder maximal zwei Personen gehen. 

Aber wer jetzt denkt, der ganze Job inklusive finaler Entscheidung bliebe dann allein an diesen Personen hängen - keine Sorge. In erster Linie geht es darum, dass von diesen die zentralen Informationen für alle Beteiligten aufbereitet werden. Die schlussendliche Entscheidung sollte dann von einem Steering Committee getroffen werden. Denn wie wir bereits in den beiden vorherigen Blogbeiträgen beschrieben haben, gibt es bei der Beteiligung mehrerer Personen auch immer verschiedene Blickwinkel und Perspektiven. Eine möglichst ganzheitliche Betrachtung zahlt sich daher aus. 

• Definiert spätestens jetzt wichtige Kriterien (z.B. technische Voraussetzungen, benötigte Support Level, Schnittstellen etc.), die bei der Auswahl eines Anbieters oder einer Lösung als Leitplanken dienen können.
• Vergleicht die Angebote im Detail – dieser Prozess ist meist zeitaufwändig und komplex, insbesondere bei großen Projekten.
• Definiert eine Short-List an Anbietern, mit denen ihr gerne in tiefere Gespräche gehen möchtet. Hier ist unsere Empfehlung, maximal zwei oder drei Anbieter zu wählen.
• …und dann starten weitere Gesprächsrunden und Solution Demos, sowie das Kennenlernen der Teams, bis die Auswahl final getroffen werden kann. 

Gerade der finale Schritt der intensiven Gesprächsrunden muss sehr gut vorbereitet und gemanagt werden. Denn hier können schnell viele Stunden in großen Runden zusammenkommen und die Zeit soll so intensiv wie möglich genutzt werden, um zur finalen Entscheidung zu kommen. Es empfiehlt sich darauf zu achten, dass diese Gesprächsrunden Teilnehmende aus verschiedenen Bereichen (unterschiedliche Fachabteilungen, Endnutzer, Techniker:innen, Management etc.) haben, um Feedback aus vielen Perspektiven zu sammeln.

Und da wir es so schätzen, dass ihr auf unserem Blog vorbeigeschaut habt und wir hoffen, dass euch diese Reihe auch in euren Ausschreibungsprozessen hilft, gibt es hier noch zwei weitere Tipps für euch: 

• Brainstorming: Nutzt den gesamten Prozess und Weg der Ausschreibung auch dafür, Input für euer Projekt zu sammeln, euch gegenseitig zu inspirieren, euren Backlog anzureichern und den Scope des Projekts besser abzustecken. Haltet jeden Gedanken zentral fest - es lohnt sich!
• Für gutes Karma: Ihr habt euch gegen ein konkretes Angebot entschieden? Das ist Teil des Prozesses. Aber denkt auch daran, Anbietern, die viel Zeit investiert haben, konkretes Feedback zu geben, warum die Wahl nicht auf sie gefallen ist. Erfahrungsgemäß wird dies sehr geschätzt und ist eine faire und professionelle Geste nach teils wochen- oder monatelangen Gesprächen.