Wie man remote Vertrauen und Nähe zum Kunden aufbauen kann

Unsere Antwort: Ein klares Ja! 

Wir glauben aus Überzeugung und langjähriger Erfahrung an eine gute Remote-Zusammenarbeit. Es ist schon länger nicht mehr gängig, jede Woche für mindestens drei Tage beim Kunden vor Ort zu sein, wie es der ursprünglichen Beraterrolle entsprochen hat. Dies ist sowohl von Kunden als auch von den Beratungsunternehmen aus auch oft nicht mehr gewollt. Projekte müssen auch funktionieren, wenn man sich nicht nahezu jeden Tag sieht und jederzeit in Meetingräume zurückziehen und kurze Absprachen halten kann. Für uns entsteht ein gutes Verhältnis, egal wo unser Kunde oder Partner sitzt, wenn folgende vier Faktoren gegeben sind: 

All unsere Kunden haben einen intensiven Arbeitsalltag mit lauter Themen, Projekten und Zielen. Oft ist das Projekt, in das wir involviert sind, eines neben vielen anderen für die dortigen Kollegen und Kolleginnen. Daher ist ein großer Projektkickoff und ein ordentliches Onboarding für uns von immensem Wert, wofür wir bewusst viel Zeit einplanen. So stellen wir sicher, dass alle Beteiligten ein einheitliches Bild darüber haben, wer alles Teil des Projektes ist - intern und extern -, welche Rollen und Verantwortlichkeiten es gibt und was das gemeinsame Ziel ist. Dies bildet die Basis für den weiteren gemeinsamen Weg und eine gute Zusammenarbeit, in der uns eine übersichtliche Projektorganisation und Zeit für die einzelnen Mitglieder des Projektes besonders wichtig sind.

Wenn nicht die Möglichkeit gegeben ist, alle Teammitglieder auf einen Schlag im Büro des Kunden kennenzulernen, sind Sessions mit einzelnen Personen eine gute Option. Sich ein wenig Zeit dafür zu nehmen, sich bilateral auszutauschen und abseits der großen Runde mehr über die verschiedenen Rollen zu erfahren, lohnt sich immer - für beide Parteien. So bekommen wir wertvolle Feinheiten und unterschiedliche Blickwinkel mit, die wir im weiteren Projektmanagement berücksichtigen können, und können unserem Gegenüber Klarheit zu unserem Auftrag verschaffen. Denn es liegt uns am Herzen, gegenseitig Vertrauen aufzubauen und so über das ganze Projekt hinweg immer offen miteinander sprechen zu können, auch in turbulenten Projektphasen. 

In den Projekten entwickeln wir als Basis eine Struktur aus verschiedenen Meetings, die regelmäßig in verschiedenen Personenkreisen stattfinden, oft in Form von Dailys, Weeklys und größeren Monthlys. Dies sind bewährte Standardprozesse, die auf Transparenz und fließende, gemeinsame Kommunikation einzahlen und der Vermeidung einzelner Silos und unterschiedlicher Wissensstände dienen. Sind diese Abstimmungsfrequenzen in Projekten nicht gegeben, entwickeln sich schnell Unstimmigkeiten, da Entscheidungen nicht an alle weitergegeben werden, was letztendlich in deutlichem Mehraufwand und mehreren zusätzlich benötigten Absprachen resultiert. Dies ergänzen wir gerne durch weitere, tiefergehende Check-ins, zum einen mit unserem direkten Auftraggeber, zum anderen mit einzelnen Personen, die beispielsweise Teilprojekte managen. So prüfen wir ab, wo wir in Bezug auf einzelne Aufgaben und Meilensteinen stehen, bekommen einen guten Gesamtüberblick und geben Raum für einen vertraulichen Austausch.  

Es wird oft dazu tendiert, in Video-Calls direkt in das Thema einzusteigen und den Termin möglichst zeitig zu beenden, à la "Lass uns direkt starten” und “Ich habe einen harten Cut". Wo früher noch kurze Kaffeepausen dazwischen lagen, sind jetzt leider viel zu oft Calls an Calls aneinandergereiht und viele haben kaum Zeit, sich zwischendurch ein Glas Wasser zu holen. Daher lockern wir die Termine gern auf, stets den Umständen entsprechend, und nehmen uns auch mal Zeit für ein paar Momente entspannter Unterhaltung, insbesondere, wenn viele der Teilnehmenden an verschiedenen Orten sitzen. Es ist eine Frage des Zeitmanagements, dies zu steuern, und vor allem des Wertes, den man in diesem Detail sieht. Da wir üblicherweise als Teil des Kundenteams fungieren und nicht als Externe gesehen werden, bereitet es uns jedes Mal Freude, wenn wir dadurch nicht nur besser zusammenarbeiten, sondern auch tolle Beziehungen untereinander entstehen. 

In der Regel haben wir in unseren Projekten eine gesunde Mischung aus remote und live - wir freuen uns ebenso darüber, ab und an bei unseren Kunden vorbeizuschauen und wollen die Gelegenheiten nicht missen, vor Ort spannende Sessions zu planen und gemeinsam am Tisch zu sitzen. 

Dennoch: Auch ohne regelmäßig vor Ort bei Kunden zu sein, kann die Zusammenarbeit enorm wertstiftend gestaltet werden. Wie die vier Punkte zeigen, ist eine gewisse Routine für uns essentiell. Denn durch diese regelmäßigen Berührungspunkte ist sichergestellt, dass jederzeit die Möglichkeit zum Austausch über aktuelle Themen, nächste Schritte, mögliche Risiken sowie Abhängigkeiten gegeben ist. So durften wir auch aus der Entfernung heraus bereits tolle Erfolge mit unseren Kunden feiern und sind dankbar für das Vertrauen, das uns entgegengebracht wird.