Die Organisation von Strategietagen

Eine gute Agenda

Inhaltlich wollen wir strategisch arbeiten, also packen wir in diese Tage regelmäßig die folgenden Themen:

• einen Rückblick auf das letzte Jahr und einen Vergleich unserer Ziele mit dem Erreichten
• einen Abgleich unserer Vision mit unserer Unternehmensentwicklung
• eine Ableitung wichtiger größerer Initiativen für das kommende Jahr
• Darüber hinaus arbeiten wir an wichtigen strategischen Themen. In diesem Jahr beispielsweise am Employer Branding und an der Einführung von Delegation Poker für die Bearbeitung interner Aufgaben.

Zeitlich gesehen ist die Planung bei so vielen Themen oft ein schmaler Grad. Daher gilt für uns:

Die gute alte 80:20 Regel gilt immer noch. 80 Prozent des Wertes, der Inhalte, der Erkenntnis werden in 20 Prozent der Zeit erarbeitet. Daher arbeiten wir mit strengem und klarem Timeboxing.

Hinzu kommt:

In einer begrenzten Zeit können nur unvollständige Ergebnisse entstehen, die aber in der Regel die wichtigsten Aspekte einer späteren Lösung bereits beinhalten. Danach (später) muss man verfeinern. Wir nennen ein solches erstes Ergebnis den “shitty first draft”, der nicht perfekt, aber im Rahmen der zur Verfügung stehenden Zeit oft ein sehr guter erster Wurf ist. In den folgenden Wochen arbeiten wir dann an einer Detaillierung.

Verteiltes Arbeiten, Video-Konferenzen, Remote Work - das sind die Entwicklungen der letzten Jahre. Das Team der digital dna ist über ganz Deutschland verteilt und wir sehen uns nicht oft persönlich. Umso wichtiger sind Treffen wie die Strategietage, in denen wir im Düsseldorfer Büro zusammenkommen. Daher achten wir auf ausreichend Zeit neben der eigentlichen Agenda zur Zusammenkunft und zum Austausch. Dazu gehört auch eine ordentliche Party. 

Damit hängt zusammen:

Jeder kennt den Satz von älteren Generationen: Wer feiern kann, kann auch früh aufstehen. Wir denken da eher: Wer feiern möchte, muss den nächsten Tag entsprechend planen. Wir fangen daher am zweiten Tag nicht sehr früh an, sondern meistens gegen 10:00 Uhr. Das gemeinsame Feiern am Abend ist viel mehr Wert als diese eine “verlorene” Stunde. 

Wir planen zudem regelmäßig kleinere Pausen (jeweils 15 Minuten) und natürlich eine Mittagspause von einer Stunde. Nur so lässt sich die Produktivität über Tage hoch halten.

Ergebnisse sollten zunächst nachvollziehbar dokumentiert werden, um am “shitty first draft” zu arbeiten. Dazu fertigen wir immer ausführliche Fotoprotokolle an, die wir in Confluence allen zugänglich machen. Für jeden Agendapunkt legen wir fest, wer ihn nachverfolgt und weiter an dem Thema arbeitet, oder wie die nächsten Schritte aussehen.

Fokussierung und Teambuilding in zwei Tagen so unterzubringen, dass hinterher alle möglichst zufrieden sind und wir gute Ergebnisse erarbeitet haben, ist nicht immer leicht. Auch wir ringen oft um einzelne Agendapunkte und Zeiteinteilungen, sowohl während der Planungsphase als auch während des Events. Spannenderweise ist uns das bislang aber immer geglückt, auch unter Berücksichtigung der oben genannten Punkte. 

Und woran wir konkret in diesem Jahr gearbeitet haben, darüber berichten wir in unserem nächsten Blogbeitrag.