Nach dem Projekt ist vor dem Projekt: Die zentralen Bestandteile der Hypercare Phase für Projektmanager:innen
Autor:in Sophie Obermeier
Unsere Kollegin Sophie hat zahlreiche E-Commerce- und Softwareprojekte als Projektmanagerin begleitet. Daher weiß sie nur allzu gut, dass der Abschluss eines Projekts keineswegs mit dem Go-Live erreicht ist. Stattdessen erkennt sie, dass der eigentliche Abschluss in der sorgfältigen Durchführung der Hypercare-Phase liegt, die eine Vielzahl an Aufgaben beinhaltet. In diesem Blogbeitrag gibt Sophie einen Überblick über die 6 zentralen Bestandteile einer gelungenen Hypercare-Phase.
First things first - Zeit zu Feiern
Es ist das Ziel, auf das jedes Projektteam hinarbeitet: Alle entscheidenden Aufgaben sind erledigt, das Team und die Stakeholder geben grünes Licht für den Launch, und die Systeme können erfolgreich live gehen. Der Projekt-Launch ist ein bedeutender Meilenstein, der gemeinsam im Team gefeiert werden sollte. Ob durch einen Eiswagen in der Mittagspause oder ein gemeinsames Abendessen, das Dankeschön für die harte Arbeit sollte nicht fehlen. Eine solche Geste zeigt die Wertschätzung für die gemeinsame Anstrengung.
24/7 Unterstützung
Besonders in den ersten Wochen nach dem Go-Live ist es von Bedeutung, eine präzise Überwachung der Systeme und Prozesse sicherzustellen, um potenzielle Fehler rasch zu erkennen und zu beheben. Darüber hinaus ist es wichtig, im Voraus zu klären, welche Personen bereit sind, diese Verantwortung an Wochenenden und Feiertagen zu übernehmen. Abhängig vom System/ Go-Live, könnten auch externe Ressourcen benötigt oder Verträge erneuert werden müssen.
Fortlaufende Entwicklungsarbeit
In der Softwareentwicklung ist es ein gängiges Verständnis, dass ein Produkt nie vollständig entwickelt ist. Nach dem Launch stehen den Teams verschiedene Entwicklungsarbeiten bevor: Es gilt, Fehler zu beheben, neue Feature-Anfragen aufzunehmen, offene Tickets aus dem Backlog anzugehen und technische Schulden zu bereinigen. Eine zentrale Aufgabe der Projektmanager:innen besteht darin, sicherzustellen, dass nach dem Launch weiterhin Entwicklerteams zur Verfügung stehen, um sich diesen Aufgaben anzunehmen.
Wissen teilen und auffindbar machen
Spätestens in der Hypercare-Phase sollte die Projektdokumentation ein letztes Mal auf Vollständigkeit überprüft werden, da während des Projekts eine Fülle wichtiger Informationen gesammelt wird, die auch nach Abschluss des Projekts von Bedeutung sein werden. Dies umfasst Prozesse, Arbeitsabläufe, Architekturdiagramme, Entscheidungen und vieles mehr. Das Risiko besteht darin, dass wichtige Informationen verloren gehen, insbesondere wenn (externe) Fachkräfte das Unternehmen verlassen und die Projektdetails nicht umfassend dokumentiert wurden. Daher ist es ratsam, alle Informationen an einem zentralen Ort oder in einem geeigneten Tool zu verwalten. In vergangenen Projekten hat sich Confluence als bevorzugtes Mittel erwiesen. Es bietet eine einfache und leicht zugängliche Möglichkeit zur Aufbereitung und Strukturierung der Informationen.
Übergabe an das Operations Team
Um sicherzustellen, dass das Operations-Team reibungslos in die Betriebsphase übergehen kann, ist es wichtig, so früh wie möglich ein Handbuch anzufertigen und zu übergeben. Dieses Handbuch enthält detaillierte Anleitungen für alle beteiligten Prozesse und Verantwortlichkeiten, sowie Kontakte zu Ansprechpartner:innen bei unterschiedlichen Fragestellungen. Durch die klare Struktur und umfassende Dokumentation ermöglicht das Handbuch dem Team, sich schnell in die neuen Abläufe einzuarbeiten. Außerdem gewährleistet es, dass die getätigten Investitionen langfristig wirksam bleiben und der Betrieb reibungslos verläuft.
Aus Erfolgen und Fehlern lernen
Zuletzt lohnt sich innerhalb der Hypercare-Phase ein Blick in die Vergangenheit, denn in jedem Projektverlauf gibt es sowohl positive Aspekte als auch Learnings. Um aus diesen Erfahrungen zu lernen und sie für kommende Projekte zu nutzen, kann eine Retrospektive mit dem Team und den Stakeholdern durchgeführt werden. Dabei bietet beispielsweise das Tool Miro großartige Vorlagen, die eine anschauliche und interaktive Gestaltung der Retrospektive ermöglichen. Durch die transparente Zusammenarbeit können alle Beteiligten aktiv Feedback geben und erhalten. Zudem ist es eine schöne Idee, ein Kudos Board anzulegen, um dem Team die Möglichkeit zu geben, sich gegenseitig Anerkennung für die geleistete Arbeit auszudrücken.
Nachdem die Hypercare-Phase erfolgreich abgeschlossen wurde und sich der operative Betrieb über einige Monate eingestellt hat, empfiehlt es sich, den Auftraggeber erneut zu kontaktieren, um Feedback zum Return on Investment (ROI) einzuholen. Es ist interessant zu erfahren, ob sich die Investition für das Unternehmen gelohnt hat und welche Erkenntnisse daraus gewonnen werden können, um zukünftige Projekte zu optimieren.