Success Story: Erfolgreiches Programm- und Projektmanagement bei OCEANSAPART - Ein Fallbeispiel
Im Juli 2023 erhielten wir von OCEANSAPART eine Anfrage für ein herausforderndes Projekt: die Migration ihres Webshops von WooCommerce zu Shopify. Ziel war es, die Positionierung des Unternehmens zu stärken, durch erhöhte Systemstabilität, schnellere Markteinführung neuer Features und eine höhere Kontrollierbarkeit.
Unser Auftraggeber, David Uhl-Willmore (COO OCEANSAPART), zieht nach den vergangenen Monaten ein positives Resumè der Zusammenarbeit mit der digital dna:
“Die Zusammenarbeit mit digital dna war wirklich so, wie wir es uns erhofft hatten. Wann immer wir Unterstützung in anderen Teams benötigten, sorgte Franziska dafür, dass jemand zur Verfügung stand, sei es kurz- oder langfristig. Das commitment und Fachwissen des gesamten digital dna-Teams waren durch ihre harte Arbeit und ihr Engagement offensichtlich.”
Schritt 1: In welchem Projektumfeld befinden wir uns eigentlich?
Eine Woche nach Auftragserhalt starteten wir mit Vollgas: Zu Beginn jedes Projekts tauchen wir tief in die Welt unseres Kunden ein. Bei OCEANSAPART führten wir eine intensive Discovery-Phase durch, um Systemlandschaft, organisatorisches Setup, Teamstärke, Anforderungen und Timeline zu verstehen. Wir erkannten eine starke Abhängigkeit der parallel laufenden Webshop- und Lagerhaus-Migration, die ursprünglich separat gemanaged werden sollten. Dies beinhaltete die Entwicklung einer temporären Middleware und auch die Anbindung an ein neues Warehouse Management Systems (WMS). Die Betrachtung der Abhängigkeiten zeigte, wie eng diese Projekte verbunden waren.
Aus diesem Grunde entschieden wir uns dazu, Franziska, unsere erfahrene Projektmanagerin, neben der Webshop-Migration auch die Rolle der Programm-Managerin für alle verbundenen Projekte zu übergeben. Dieses Setup sollte mehr Transparenz, weniger Risiken und bessere Kontrolle bieten. Wir setzten das Programm auf, strukturierten das Projekt neu und stellten ein engagiertes Team zusammen.
Schritt 2: Das Team steht, nun geht es an die Arbeit!
Mit einem klaren Plan und einem starken Team ging es nun an die Umsetzung. Wir definierten die Aufgaben, setzten uns ambitionierte Ziele und bestimmten die Projektbeteiligten. Gemeinsam mit externen Dienstleistern und Lösungsanbietern arbeiteten wir an den Anforderungen, entwickelten Lösungen, verglichen Software-Optionen und erstellten Konzepte - eine Zeit intensiver Zusammenarbeit.
Besonders im Fokus standen in dieser Phase die Abhängigkeiten und Risiken zwischen den Projekten. Ohne die neue Middleware konnte das Lager nicht umziehen, und die Anbindung des neuen Lagers war Voraussetzung für die Webshop-Migration.
Diese Phase dauerte rund drei Monate und führte zu einem konkreten Scope, einem durchdachten Lösungsansatz und detaillierten Projektplänen. Wir arbeiteten eng zusammen, tauschten uns regelmäßig in cross-funktionalen Runden aus und legten großen Wert auf Transparenz. Ein wichtiger Meilenstein war die Definition gemeinsamer Arbeitsweisen zwischen etwa zehn Firmen und die Festlegung von Reporting-Strukturen, um die Arbeitspakete effizient umzusetzen.
Schritt 3: Testen , testen und nochmal testen!
Die Entwicklung war in vollem Gange und die nächsten Monate waren aufregend und intensiv. Ein Launch jagte den nächsten: Die Middleware ging live, das neue Lager nahm den Betrieb auf, und nach und nach wurden alle Kundenbestellungen aus der neuen Lagerlocation fulfilled. Change Management war in dieser Phase extrem wichtig, da die gesamte OCEANSAPART Organisation große operative Veränderungen durchlief.
Parallel zu der Lagermigration entwickelten wir in einem agilen Approach den neuen Webshop in Sprints und das kontinuierliches Testing zahlten sich aus, die Qualität bereits von Anfang an auf einem hohen Niveau zu halten. Zum Ende der Entwicklung standen dann die großen Systemintegrationstests an - eine essentielle Phase, da wir es auf Grund der Vielzahl an Projekten mit vielen neuen Systemschnittstellen zu tun hatten.
Schritt 4: Go Live des neuen Webshops als großes Finale!
Als letztes Projekt erreichte die Webshop-Migration schließlich ihre finalen Schritte: wir waren ready für den ersten Launch! In einem iterativen Ansatz nahmen wir zunächst einen kleineren internationalen Shop live, um Risiken zu minimieren, bevor alle weiteren Länder in einem zweiten Schritt auf Shopify migriert wurden.
Nach dem ersten geglückten Launch konnten wir dann im Juni pünktlich und ohne größere Komplikationen alle weiteren Ländershops ausrollen. Der Erfolg war das Resultat von intensiver Anstrengung, Kooperation und unermüdlichem Einsatz aller beteiligten Teams!
Unsere Learnings
Wie in jedem Projekt, gab es auch hier für uns spannende Learnings, die wir mit euch teilen möchten.
Neben den ganz offensichtlichen Projektmanagement-Themen gab es in diesem Projekt drei Kernelemente, die uns auf den richtigen Weg zum Erfolg gebracht haben:
- Eine ganzheitliche Betrachtung: Es ist essenziell, das gesamte Umfeld zu beleuchten und die Projektlandschaft als Ganzes zu verstehen.
- Team und Change Management: Die Menschen sind der Schlüssel – Change Management und Teambuilding sind entscheidend, um Akzeptanz und Tragfähigkeit zu gewährleisten.
- Kontinuierliches Testen: Insbesondere durch die vielen beweglichen Elemente innerhalb des Programms war ein ständiges und intensives Testen unerlässlich.
Durch die erfolgreiche Migration des Webshops und des Lagers konnte OCEANSAPART ein solides Fundament für die Zukunft schaffen. Die neue Plattform ermöglicht schnelle Markteinführung und intuitive Handhabung. Die SaaS-Lösung optimiert Kosten und nutzt standardisierte Schnittstellen. Das Shopping-Erlebnis bietet Kunden nun verbesserte Filter- und Suchfunktionen, neue Zahlungsmethoden und einen schnellen Page Speed. Aber dies ist erst der Start - more to come!
Über OCEANSAPART
OCEANSAPART macht modische, bequeme und unverwechselbar feminine Activewear. Die Produkte sollen Menschen dazu ermutigen und inspirieren, ihre Individualität zu erkennen. Neben Deutschland vertreibt das Unternehmen seine Produkte auch in Italien, Frankreich und Polen. Der Hauptsitz befindet sich in Berlin, von wo aus das im Jahr 2017 gegründete Unternehmen von CEO Silvana Bonello geleitet wird.